Ainda sobre o SXSW: Design Sprints Elásticos

No dia 14 de março, a área lounge do Carnaval Agile da CI&T no SXSW 2017 em Austin foi palco de um dia inteiro de palestras e discussões sobre temas como a filosofia Lean, DevOps, Machine Learning e Design Sprints. Neste último caso, a mesa redonda foi moderada por Claire Shapiro, Gestora do Programa de Experiência do Utilizador (ou UX) e Sprint Master da Google, e por mim.
 
O Design Sprint é uma metodologia criada pela Google Ventures com o objetivo de apoiar a tomada de decisões críticas de negócio através do design, construção e teste de protótipos com utilizadores. É um processo de cinco dias com atividades claramente definidas para alcançar este objetivo. Na mesa redonda, introduzimos o conceito de Design Sprints Elásticos para acabar com o mito de que os sprints só funcionam para criar produtos digitais para as start-ups de Silicon Valley. A prática demonstra que esta técnica pode ser utilizada para vários fins e por empresas de qualquer dimensão. Seguem-se os principais temas e conclusões desta apresentação, bem como as interações que ocorreram durante esta sessão.

Indicar claramente as expectativas dos resultados do Design Sprint

A ideia subjacente a este processo é a de construir e validar um protótipo. No final deste processo, não haverá nada em produção ou pronto a utilizar pelo utilizador final. Os sprints duram apenas cinco dias, mas mesmo assim este processo pode ser visto como uma perda de tempo, principalmente nas grandes empresas. No entanto, os grandes avanços surgem quando nos apercebemos que este processo é na verdade uma excelente maneira de poupar tempo. Se em cinco dias conseguimos reduzir substancialmente a probabilidade de produzirmos algo erradamente, o que nos levaria a consumir recursos durante meses a fio para nada, então as contas até batem certo. Independentemente do resultado, pode ter a certeza de que terá pelo menos uma importante vantagem no final do sprint: consenso. A dinâmica deste processo permite que todos os envolvidos cheguem a um acordo e compreendam o porquê do rumo tomado.

Os Sprints podem ser executados para vários fins

A Google adotou formalmente as seguintes designações de sprints: Product Sprints, Process Sprints, Vision Sprints e Strategy Sprints. É a criação de protótipos que levanta mais preocupações. Como é que se cria um protótipo de uma estratégia? E de um processo? A resposta está em centrarmo-nos num dos objetivos do Design Sprint: Validar a sua ideia o mais rapidamente possível. Portanto, durante a fase de criação do protótipo pode criar apresentações, fluxos de trabalho, páginas web, documentação do processo, relatórios ou até marcar o chão com fita para simular uma sala de reunião do novo escritório que está para ser construído.

Convidar as pessoas certas

Quando estiver a ponderar quem deve estar envolvido no seu sprint, dê uso a estas dicas:

- O Sprint Master (ou mediador) ideal. Para liderar o processo, precisa de alguém com uma certa presença, alguém que não deixe que lhe roubem a atenção, que estimule a participação criativa de todos e que consiga manter um certo ritmo no processo. Se não tiver um bom Sprint Master, o seu sprint está condenado a falhar;

- O decisor certo deve estar presente na sala. Pode não ser o CEO da sua empresa, mas precisa de alguém com autonomia e responsabilidade relativamente ao problema a ser resolvido. O decisor deve tomar uma decisão firme, e este processo nem sempre é democrático;

- Diversidade. Quantos mais pontos de vista, maior a probabilidade de alcançar uma solução final mais interessante e menos tendenciosa. Pense nos diferentes pontos de vista, origens, género e qualquer outro fator que possa trazer uma grande variedade de opiniões ao seu sprint;

- Representatividade: Se a sua solução está assente numa perspetiva de segurança, infraestrutura, etc., deve contar com a participação de representantes destas áreas. Mais tarde, estes representantes virão em sua defesa. Se não puderem participar todos os dias, convide-os a discutir aspetos concretos (por exemplo, peça a validação dos especialistas) para manter o alinhamento.

Garantir a continuidade

A forma mais rápida de desvirtuar completamente o conceito de Design Sprint e desmotivar toda a gente na sua empresa é executar sprints e não lhes dar a devida continuidade. Para muita gente, passar cinco dias a discutir e a validar uma ideia será certamente um grande sacrifício. Ou seja, se o resultado do sprint for esquecido ou abandonado por falta de continuidade, corre-se o risco de se perder o interesse das pessoas neste processo. Em vez disso, tente associar os Design Sprints a um determinado programa da sua empresa ao qual já tenham sido adjudicadas equipas, que já possua uma estratégia de portefólio de projetos, um orçamento, etc.

Lembre-se disto: os Design Sprints são elásticos e podem ser executados para vários fins em empresas de qualquer dimensão!

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