NYU上海、デジタル技術を活用し学部入試の体験を向上

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概要

課題

志願者数の増加に伴い、NYU上海の職員は過重労働を強いられ、メールでの応募対応、電話でのカウンセリング、Excelでのデータ入力など、時間のかかる退屈な業務に多くの時間を費やすようになった。

解決策

NYU上海はCI&Tと提携し、志願者と効率的に関わるためのデジタルチャネルを構築しました。この新しいプラットフォームは、受験生に効果的なオンライン出願チャネルを提供し、NYU上海の入試担当者にはより強力なオンラインツール群を提供します。また、このプラットフォームの特徴として、出願者はNYU上海の最新の入学方針をオンラインで確認できるよう、発表と更新を行うことができます。

導入実績
2017年9月にリリースされた本システムは、2018年度のNYU上海のアドミッションプログラムに採用されました。志願者数は増え続けているが、入試担当者は面倒な運用作業から解放された。

機会

ニューヨーク大学と華東師範大学が共同で設立したニューヨーク大学上海校（NYU上海）は、米国で初めて中国教育部から独立した大学として登録されています。NYU上海は、NYUのグローバルネットワークにおける第3の学位授与校として、中国とアメリカの教育の長所を融合させ、グローバル化を背景に、優秀な学生のための新しい高等教育モデルを構築しています。学部課程では、1～3学期を海外留学する機会があり、学生が地球市民になるための異文化学習環境づくりに取り組んでいます。
世界トップクラスの学術資源と異文化学習環境を持つNYU上海は、2013年の学部生募集開始以来、急速に知名度を上げ、毎年世界各国から多くの志望者を集めています。留学生の中には、ハーバード大学、カリフォルニア大学、コーネル大学の中からNYU上海を選んだ学生や、香港大学、清華大学、北京大学などのオファーを拒否した中国人留学生もいます。志願者の急増は、NYU上海の職員に過重労働をもたらし、入試担当者は、メールでの願書受付、電話でのカウンセリング、エクセルでの手入力など、時間のかかる退屈な仕事に時間を費やすようになった。

背景

キャンパス情報化のパイオニアとして、NYU上海は、志願者と効率的に関わるためのデジタルチャネルを構築することを決定しました。この新しいプラットフォームは、受験生に効果的なオンライン出願チャネルを提供し、NYU上海の入試担当者にはより強力なオンラインツール群を提供する必要があります。また、このプラットフォームの特徴として、受験生がNYU上海の最新の入学方針をオンラインで確認できるよう、お知らせの公開と更新を行う必要があります。この新しいプログラムの目的は、電子メールや電話でのやり取りをできるだけ避け、入試事務局の作業効率を最大化することでした。
NYU上海は、さまざまなCMSシステムのコードの信頼性とセキュリティを比較した結果、Drupal 8でアプリケーションプラットフォームを開発することを決定しました。CI&Tは、Drupalの実装における実証済みの専門知識と深い経験から、その後のプロジェクトのエンドツーエンドのデリバリーをリードするために選ばれました。偶然にも、CI&Tは2015年にNYU shanghaiで開催されたDrupalCamp Chinaのイベントを後援しています。

CI&Tの実行方法

その過程で、CI&Tは、NYU上海が非常に厳しい入試条件を設けていることを知りました。中国の志願者は、CEE（中国語大学入学試験）を受け、共通出願を済ませ、NYU上海キャンパスデーのイベントに参加しなければ、入学手続きを完了することができないのです。全国的な活動（CCEと共通出願）を最適化する余地は非常に限られているため、私たちはキャンパスデーイベントにおける問題の特定と解決に焦点を当てることにしました。
CI&T Chinaは、このプロジェクトのために専用のリーンポッド（Lean Pod™）を結成しました（リーンポッドとは、戦略家、エンジニア、デザイナーが一緒に働く、小規模で生産性の高いチームのことです）。このチームは、デザイン思考、デザインスプリント、リーンUXのアプローチを用いて、クライアントのアイデアをラピッドプロトタイピングまで持っていきました。わずか2ヶ月で、彼らはNYU上海に完全なキャンパスデーイベントアプリケーションシステムを提供することに成功しました。

成果

キャンパスデーイベント応募システム」は、応募者に便利な登録方法を提供するだけでなく、応募の全過程をカバーするワンストッププラットフォームとして稼働しています。このシステムに登録することで、参加者は以下の手続きをオンラインで行うことができます。
(1) 「NYU上海キャンパスデー2018イベント申込書」をオンラインで記入、提出、印刷する。
(2) 最新の入試公式発表やFAQの閲覧
(3)各ステージの出願状況・結果の確認（更新があった場合、携帯電話やメールに自動で通知されます）
(4) 入学前資格取得後、またはウェイティングリストに登録後、CCEスコアを提出

フィードバック

2017年9月にリリースされた本システムは、2018年度のNYU上海アドミッションプログラムに採用されました。志願者数が増え続ける中、入試担当者は面倒なオペレーション作業から解放されましたが、システムに対する感想は以下の通りです。
あらゆるデバイスに対応するユーザーフレンドリーなインターフェース
受験生が一人で出願手続きを行えるので、コミュニケーションコストが大幅に削減された。
DrupalベースのCMSにより、必要な時に必要な分だけコンテンツを調整できる
入試担当者は、スキャンガン機能により、出願状況を正確かつ簡単に更新することができます。
ビジュアルで直感的なダッシュボードにより、経営陣がパフォーマンスを完全に把握できるため、運営や拡大戦略においてより良い評価を得ることができる
「Drupalを選択し、CI&Tをパートナーとして迎えたことは、NYU上海の戦略的ポータルを立ち上げる際に、我々の目標を達成するために最も重要でした」とNYU上海の入試担当者は述べています。