Princípios Lean aplicados à transformação digital

O digital está em todo lugar, transformando radicalmente todos os setores económicos. A cada dia, a crescente democratização da tecnologia fomenta o nascimento de novos negócios - como as startups que, com poucos recursos, podem criar produtos e serviços inovadores que respondem mais rapidamente às necessidades dos consumidores. Tal obriga as grandes empresas a mudarem a forma de atuar para se manterem competitivas no mercado porque, embora possuam muito mais recursos do que as organizações mais jovens, seguem os seus modelos operacionais clássicos com processos que visam criar previsibilidade e evitar riscos ao invés de inovar e produzir rapidamente, o que representa um processo que já não funciona. 

Agora, as empresas precisam de usar tecnologias que lhes dêem a vantagem de velocidade para fornecer uma ideia de um conceito a um produto real nas mãos dos consumidores.

Na tentativa de fazer essas mudanças necessárias, as empresas têm estado a experimentar. Por exemplo, reproduzir as práticas de startups aderindo ao movimento Lean Startup, que, ano após ano, ganha força no mercado. Criado por Eric Ries no livro com o mesmo nome (The Lean Startup, 2011), o termo refere-se ao modelo operacional do novo negócio digital de forma a minimizar os investimentos necessários e agilizar a entrega de valor aos clientes através de ciclos curtos de validação de hipóteses, que popularizou o conceito de MVP (Minimum Viable Product). Embora envolva conceitos como “contabilidade da inovação”, que se refere à utilização de métricas específicas para medir o progresso da inovação, a Lean Startup foca-se no ciclo de desenvolvimento do produto, que Eric inteligentemente denomina “ciclo de desenvolvimento do cliente”. O Lean é a metodologia por trás disso.

Na verdade, o Lean tem um kit de ferramentas poderoso para atingir esses produtos (ou clientes, se preferir), objetivos de otimização do ciclo de desenvolvimento, mas isso não é tudo. É uma filosofia de gestão com aplicabilidade muito mais ampla e com capacidade de transformar profundamente as empresas.

A tendência de Eric Ries apresenta o conceito de uma forma muito simplificada quando dá prioridade apenas à dimensão do produto. Produz ótimas soluções para pequenas empresas, mas tal não é suficiente para fornecer resultados satisfatórios a uma grande empresa que exige uma mudança efetiva em todas as áreas - tal como comercial, jurídica, marketing e TI em larga escala. Quem procura uma mudança cultural a partir da Lean Startup, em geral, encontra-se em alguns silos organizacionais, o que é o oposto aos princípios Lean.

Assim como no Lean Startup, existem alguns pontos de vista que geram mal-entendidos e é importante discutir e explicar esses equívocos:

A definição de “Lean”

Um equívoco comum é o significado de “lean”. Lean não é uma metodologia para tornar a empresa mais “simples”, cortando custos e reduzindo despesas gerais. Esse equívoco vem da origem do termo “lean manufacturing”, que foi criado por James P. Womack, Daniel T. Jones e Daniel Roos no livro The Machine that Changed the World (1990). Foi usado para definir o Sistema Toyota de Produção (TPS). Esta publicação apresenta o Lean como a maior revolução da indústria desde a criação do sistema de produção em massa no início do século XX. Descreve as práticas utilizadas pela empresa japonesa para melhorar a linha de montagem, destacando a importância da redução do desperdício.

No entanto, este é apenas um dos princípios que regem o Lean. Esta filosofia orienta na identificação do que é valioso para o cliente e como fornecê-lo no momento certo de forma consistente e rápida, para além de otimizar o fluxo de valor como um todo. Permite à empresa melhorar continuamente não só a sua cadeia produtiva, mas também todos os processos e áreas. Embora estes princípios estejam todos descritos no livro, o termo “Lean” criado com a publicação, acabou disseminando-se e, às vezes, o seu significado literal supera o significado profundo dos princípios mencionados por Womack, Jones e Roos.

Apenas para o fabrico

Outro equívoco comum relacionado com a origem do termo é a sua associação a uma filosofia que trata apenas da indústria de transformação. Muitas empresas resistem ao Lean como solução para promover a transformação dos seus modelos de negócios por considerarem que apenas pode ser aplicada por setores que trabalham com linhas de produção. Na realidade, o Lean tem potencial para impulsionar os resultados financeiros, a satisfação do consumidor e a agilidade operacional de qualquer tipo de empresa. Devido à origem do termo, os exemplos mais comuns na literatura, na verdade, referem-se ao fabrico, ilustrando situações quase sempre baseadas no mundo físico. É difícil para os leitores do espaço digital se ligarem à ideia do lean de imediato. Felizmente, essa realidade está a mudar e temos o orgulho de contribuir para essa evolução.

Lean não é otimizar áreas específicas de um negócio

O termo “lean” tem sido discutido e explorado na metodologia Lean Startup, além do Lean User Experience (Lean UX), Lean IT, Lean Software Development e Lean Six Sigma, entre outros que aplicam alguns dos princípios do pensamento Lean em áreas específicas .

O Lean UX usa ciclos curtos para criar uma hipótese, testá-la e criar experiências de utilizador rapidamente. Seguindo a mesma lógica, o Lean Software Development propõe a eliminação de desperdícios no desenvolvimento de software com entregas rápidas e constantes. O Lean IT utiliza as ferramentas para melhorar as operações e serviços relacionados com a área de TI de uma empresa e, assim, reduzir custos.  E o Lean Six Sigma combina as práticas do Lean com o método estatístico Six Sigma para otimizar o desempenho através da normalização de processos e da identificação e eliminação das causas dos bugs.

Todas estas disciplinas trouxeram avanços muito importantes, porém, reforçam uma visão distorcida do Lean aplicado à geração de valor. Desde a sua origem - a já citada filosofia do Sistema Toyota de Produção propõe entender o ciclo de valor como um todo ao invés do modelo tradicional que envolve os silos.

Lean é mais do que apenas um método. É a estratégia para o novo mercado.

Embora geralmente seja apresentado desta forma, o Lean não é um conjunto de práticas que apontam “como fazer”. Em vez disso, pode ser pensado como uma nova forma de pensar no fluxo de geração de valor como um todo - desde a definição de metas de negócios e mapeamento de estratégias até à forma como a liderança atua e como as equipas interagem e trabalham com os clientes, até aos processos de pós-venda.

Com os seus princípios e ferramentas, tal como a disciplina PDCA (Planear, Fazer, Verificar, Agir), respeito pelos colaboradores e diferentes práticas de liderança - que têm papel ativo na condução de equipas para a resolução de problemas - esta filosofia de gestão é capaz de mudar hábitos e encorajar comportamentos de forma consistente. E quando se trata de transformação digital e liderança de uma empresa em direção ao seu objetivo, a etapa mais importante e complexa é muitas vezes mudar a cultura da empresa

O poder do Lean e como alcançá-lo

Na década de 80, o Lean causou uma rutura na indústria, transformando profundamente o nível de produtividade da manufatura. Hoje, aliada ao poder do digital, tem a capacidade de causar ainda mais impacto no mercado, gerando mais valor de forma mais eficiente. À primeira vista, o que todas as empresas procuram hoje em dia é como se “transformar” para ter sucesso neste mundo digital acelerado, no qual os clientes detêm o poder. Num nível mais profundo, é uma transformação que requer mudança de hábitos, cultura, liderança. Tudo isto pode ser alcançado com a aplicação dos princípios Lean.

Mas como fazer isso? Costumamos dizer que Lean é sobre “aprender ao fazer”. Não existem atalhos ou uma receita adequada para todos os modelos de negócios. Cada organização precisa de seguir o seu próprio caminho. No entanto, cada jornada Lean que conheço está associada a - pelo menos - um grande “sensei”, um mentor prático que ensina ao fazer e alguém que ajuda a ver com novos olhos e a construir uma nova mentalidade.

No caminho para descobrir o Lean como a base da transformação digital da CI&T, não foi diferente. Tivemos mentores, aprendemos os princípios e, ao longo de 10 anos, elaborámos as nossas próprias estratégias e aprimorámos os processos que deram origem ao nosso modelo de transformação digital, a Lean Digital Transformation. Hoje em dia, trabalhamos em todo o fluxo de valor, estendendo o nosso envolvimento que vai para além do desenvolvimento de software. Aprendemos com a entrega de produtos às mãos dos consumidores e agora também estamos a definir a estratégia de como dar resposta às suas necessidades. Desenvolvemos a capacidade de ver esse fluxo de valor e procurar a melhoria contínua.

Os nossos líderes, que passaram por esta jornada de aprendizagem e crescimento, são hoje grandes senseis, capazes de guiar as suas próprias equipas e formar novos líderes Lean, bem como de estarem sozinhos com outros líderes e equipas de outras empresas de diferentes indústrias. Qual é o resultado? Para além de ter um crescimento forte e consistente ano após ano e ter equipas e clientes cada vez mais satisfeitos. Mas o que é mais gratificante é ver que, ao extrapolar a transformação Lean de outras empresas, estamos a mudar o patamar de geração de valor do mercado como um todo e a longo prazo da sociedade.

À medida que cada vez mais empresas e organizações percebem a oportunidade única que a transformação digital apresenta para a interiorização dos princípios Lean end-to-end, uma mudança permanente ocorrerá. Uma mudança que, a exemplo do que aconteceu com a indústria de transformação nos anos 80, não tem volta: o novo padrão terá sido estabelecido e quem quiser entrar no jogo, também terá de se elevar a esse patamar.

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