Lean: o que é, qual sua filosofia e como ajuda sua empresa

Atualizado em 05 de novembro de 2021.

Identificar problemas e saber como resolvê-los é a premissa da filosofia Lean, um sistema de gestão que muda a realidade da empresa e conduz os negócios ao sucesso.
 
Nos últimos anos, as empresas têm passado por mudanças importantes relacionadas ao crescimento das ofertas digitais. Surgiram startups que, focadas na promoção de soluções ágeis e em transformar as experiências do consumidor, têm ditado o ritmo do mercado. E ficar distante desse movimento não é mais uma opção.

Para acompanhar, empresas de todos os setores buscam transformar seus modelos de atuação se preparando para assumir riscos, conquistar a inovação e responder às novas demandas. Porém, essa não é uma tarefa simples. Exige uma mudança cultural profunda em direção ao foco no consumidor e ao pensamento de melhoria contínua e veloz. E para conduzir a empresa nesse caminho a filosofia de gestão mais adequada é o Lean.

O que é a filosofia Lean?

Filosofia Lean é uma metodologia de gestão que otimiza custos e reduz o tempo e os desperdícios de uma empresa. Baseada no Lean Thinking, um framework mental que prioriza a utilização dos recursos de maneira eficiente e orientada à potencialização dos resultados e ao envolvimento das equipes em busca da melhoria contínua. Essa filosofia propõe uma estratégia de negócios voltada, sobretudo, à satisfação do cliente.

O Lean parte do princípio de que toda iniciativa precisa ser baseada no consumidor final. O propósito é criar valor para este público. Para isso, é preciso que as lideranças, CEOs, especialistas e os times da sua empresa, de variados setores, estejam por dentro dessa sistemática de gestão. O primeiro passo para adoção desse novo modelo acontece quando são encontradas as respostas para as seguintes questões: “Como melhorar o trabalho?”, “Qual é o problema que precisamos resolver?” e “Como desenvolver pessoas?”.

Entretanto, para melhorar os resultados de negócio por meio da prática Lean é necessário mudar não somente os processos, operações ou incluir novas tecnologias no escopo de trabalho, mas a mentalidade da organização como um todo, orientando as pessoas a olharem para os fatores internos que envolvem o desenvolvimento da empresa ou de um produto/serviço. A capacidade de eliminar desperdícios continuamente e resolver problemas de maneira sistemática deve entrar em cena. E a transformação só começa quando todos conseguem enxergar o processo, verificar cuidadosamente cada etapa e perceber gastos ou etapas e esforços desnecessários.

Lean manufacturing: Toyota e o surgimento da filosofia Lean

A filosofia Lean surgiu no Japão. Seu criador foi Taiichi Ohno, engenheiro e chefe de produção da Toyota no período posterior à Segunda Guerra Mundial. Ohno liderou o desenvolvimento de um sistema de gestão, ao longo das décadas de 1950 e 1960, que busca a mais alta qualidade no menor prazo e com o menor custo por meio da eliminação do desperdício, chamado Toyota Production System (TPS) - em português, Sistema Toyota de Produção.

O TPS é formado sobre dois pilares: o Just-in-Time (sistema de administração da produção usado para determinar a hora exata de tudo que deve ser produzido, transportado ou comprado) e o Jidoka (conceito que significa “automação com um toque humano”). O objetivo é aumentar a eficiência dos processos, permitindo a intervenção na produção caso ocorra uma falha, fazendo com que toda a empresa tenha conhecimento do fato (e compreendam o que aconteceu) para, assim, melhorar o que for preciso.

E, inspirada nas práticas e resultados do TPS aplicados a todas as dimensões dos negócios - e sempre com foco nas necessidades de clientes -, surgiu a metodologia Lean. Inicialmente aplicado apenas em operações de manufatura, o Lean trouxe enormes ganhos em produtividade, qualidade e desenvolvimento de produtos, o que explica, em grande parte, o sucesso da indústria japonesa.

O termo "Lean" foi reconhecido originalmente como um modelo de produção no livro The Machine that Changed the World, de James P. Womack, Daniel T. Jones e Daniel Roos, publicado nos Estados Unidos em 1990. A obra mostra um estudo sobre a indústria automobilística mundial realizado pelo Massachusetts Institute of Technology (MIT) e criou a denominação "produção enxuta" (Lean manufacturing).

Quem conta parte dessa história é John Shook, atual Chairman e CEO do Lean Enterprise Institute, nos Estados Unidos. Em 1983, ele foi ao Japão para trabalhar na Toyota. Tornou-se o primeiro norte-americano a ser gerente na empresa. Lá ele descobriu que cada questão em uma organização deveria ser desenhada (descrita, analisada e solucionada) em uma única folha de papel A3 para que qualquer envolvido no problema pudesse entendê-la.

Assim, Shook aprendeu que A3 não era somente um mecanismo de design usado para resolver problemas, mas também uma nova forma de pensar a gestão – uma ferramenta criada para produzir qualquer resultado desejado. “Preencher e discutir o A3 força as pessoas a observar a realidade, apresentar os fatos, propor contramedidas para atingir o objetivo expresso, obter um acordo e fazer o acompanhamento, verificando e ajustando as ações em função dos resultados”, explica Shook em seu livro Managing to Learn.

Os cinco princípios da gestão Lean

É possível tornar o trabalho de uma organização mais satisfatório tanto para as equipes, quanto para o consumidor final, eliminando desperdícios. Seguindo os cinco princípios da gestão Lean, qualquer empresa consegue ser mais eficiente, ou seja, fazer cada vez mais com menos.

Confira, a seguir, os 5 princípios da gestão Lean em sequência de prioridade:

• Valor: definir o que é valor sob a perspectiva do cliente. Essa é a premissa básica para começar qualquer mudança. É preciso saber o que seu público quer, pois é ele quem define o valor a satisfazer.
• Fluxo de valor: identificar as etapas que agregam valor ao produto/serviço e redefinir os processos, eliminando o que for desperdício.
• Fluxo Contínuo: depois de identificar os pontos que criam valor ao produto, é preciso estabelecer um fluxo contínuo (sem interrupções) para realizar as atividades. A ideia é fazer fluir, ou seja, atender as necessidades do cliente de forma rápida, reduzindo etapas, esforços, tempo e eliminando custos desnecessários.
• Produção Puxada: fazer apenas aquilo que o cliente solicitar. O objetivo é tentar eliminar qualquer excesso ou desperdício. A produção puxada é um dos três componentes principais de um sistema de produção Just-In-Time completo.
• Perfeição: a busca pela melhoria contínua (kaizen) de todos os processos, pessoas e produtos para fornecer puro valor, sem nenhum desperdício.

As principais ferramentas Lean

Os princípios do sistema Lean de produção otimizam o trabalho da companhia como um todo, tornando-a mais rápida e eficiente. Conheça duas das principais ferramentas Lean:

Metodologia A3: é um processo de gerenciamento expresso em uma folha de papel no tamanho A3, usado, normalmente, para resolução de problemas. Funciona como um gerador de oportunidades para o seu negócio. O papel é dividido em duas partes: o lado esquerdo, que serve para identificar o problema, e o lado direito, com as possíveis contramedidas, e mostra um diálogo entre lideranças e suas equipes, envolvidas no problema em questão.

Gemba: é uma ferramenta usada para reconhecer o problema no lugar onde ele surgiu. Essa técnica propõe que líderes juntem-se às equipes onde e quando ocorrer um erro no desenvolvimento de um trabalho e que as conduza rumo à solução. O termo japonês significa "local real" e é usado no ambiente de negócios para levar as pessoas a entenderem o real problema, a partir da sua própria visão dos fatos, de forma que possam tomar uma decisão com base no que verificou e, depois, resolvê-lo. Isso permite à empresa solucionar problemas com rapidez, poupando esforço e tempo.

Como colocar a metodologia Lean em prática?

Colocar a metodologia Lean em prática não é uma tarefa fácil e vai exigir esforços, principalmente, da liderança. Não existem fórmulas prontas ou muitos atalhos que se encaixam perfeitamente em todos os modelos de negócio: cada empresa deve trilhar o seu próprio caminho para transformar a cultura da empresa. No entanto, podemos elencar alguns passos seguros que devem ser dados rumo a prática da metodologia Lean. Confira, a seguir:

• Fazer uma profunda reflexão conjunta entre as lideranças para conhecer as reais dores do negócio (em especial aquelas ligadas ao contexto digital);
• O segundo passo, depois de reunir informações relevantes sobre o contexto da empresa, é "ir a campo", ou seja, visitar companhias que tenham bons resultados nos seus processos de transformação digital para aprender com eles possibilidades e novos formatos de operação;
• Capacitar as lideranças e demais colaboradores e colaboradoras com uma imersão no mindset Lean por meio de leituras e estudos;
• Mudar não somente a maneira como os times se posicionam frente a uma problema de negócio, mas todo o mindset da empresa. Para se tornar Lean, é preciso ter preparo para uma mudança na cultura da organização, que começa com as próprias lideranças e se estende por todos os ambientes e camadas de atuação.

Por fim, é importante contar sempre com "mestres Lean" para auxiliar nesse processo. O papel dessas pessoas, além de estarem completamente imersas nos reais problemas da empresa, é atuar lado a lado com as equipes com objetivo de orientá-las e conduzi-las por meio de estratégias velozes até as soluções mais adequada às necessidades e a realidade de cada companhia.

O que muda na empresa?

Enxergar um problema como uma oportunidade é a premissa básica do Lean manufacturing. Usada hoje por diversas empresas dos mais variados setores, a metodologia faz a diferença no seu negócio como um todo e revela, além de problemas, soluções para essas questões, permitindo que as pessoas resolvam qualquer dificuldade.

Outra mudança é o aprendizado contínuo. Para o sistema Lean de produção os problemas são pontos para a melhoria contínua na entrega de valor. Além de ter uma estratégia de negócio voltada, sobretudo, à satisfação do cliente. O Lean parte do princípio de que toda iniciativa precisa ser baseada no consumidor final, então, o propósito da empresa deve sempre procurar criar valor para este público.

Ao aplicar esse sistema de gestão nos seus negócios, é possível entregar valor aos clientes e focar no melhor processo de trabalho. Ou seja, quando há a filosofia aplicada você consegue reduzir desperdícios e aumentar a qualidade em qualquer atividade, setor, projeto, produto e ser muito mais eficiente nas suas entregas.

Muito além do Lean: sua aplicação na transformação digital

Embora seja uma filosofia que começou num mercado específico, suas aplicações são imensas, nas mais diversas áreas e indústrias. Na transformação digital, a filosofia lean permite a geração de alto impacto em um curto espaço de tempo, desde que feita em sua plenitude, quebrando silos em toda a empresa, não somente em áreas específicas.

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